Nous avons rassemblé ici ce dont vous avez besoin pour organiser un événement réussi. Ce guide vous accompagnera à chaque étape de l’organisation, afin de limiter les imprévus, les oublis et les moments de stress indésirables. Les événements se présentent sous différentes formes et formats, mais les principes de base de l’organisation sont les mêmes pour tous. La clé d’un événement réussi est de s’assurer qu’il est bien planifié et qu’il répond en tous points aux besoins de votre cible.

Comme cas pratique, nous allons à différentes étapes traiter un exemple sur la scolarisation des enfants à Kayes.

I. Définir le cadre de l’événement

C’est la première étape et c’est la plus importante. Il s’agira de répondre avec le plus de détails possibles aux questions de base (Quoi ? Pourquoi ? Pour qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien?).

Objectif : POURQUOI ?

Un événement est organisé pour répondre à un besoin précis de l’association. Il est indispensable en premier lieu d’identifier un et un seul objectif principal qu’il doit atteindre. En effet, afin d’être efficace et pertinent, un événement doit prendre la forme la plus adéquate pour atteindre un résultat voulu.

Il est indispensable de définir et d’insister sur le POURQUOI de votre événement et de coordonner vos actions autour de cet objectif principal.

Il peut s’agir d’un objectif,

Cas pratique / objectif: sensibiliser la population de Kayes aux avantages de la scolarisation des enfants, en mettant en lumière les conséquences de la non-scolarisation.

Ici  l’objectif de cet événement est de sensibiliser la population à l’importance de la scolarisation des enfants, de mobiliser des ressources, de plaider en faveur de politiques éducatives efficaces et de créer un sentiment d’urgence pour l’éducation à Kayes.

Public Cible : POUR QUI ?

Une fois l’objectif défini, il faut réfléchir au public que l’on souhaite voir participer ou public cible. Le public prioritaire pour lequel sera pensé l’événement est celui qui permettra au mieux d’atteindre l’objectif voulu.
Là encore, il est important de se concentrer sur une cible prioritaire.

Cas pratique: public cible: L’événement vise un large public, y compris les habitants de Kayes, les parents, les enseignants, les responsables locaux, les ONG, les entreprises locales et les représentants du gouvernement.

Choix des activités : QUOI ?

Une fois l’objectif et le public cible déterminé, il s’agit d’imaginer la ou les activités qui constitueront l’événement. A ce stade, il est important d’ouvrir sa réflexion le plus largement possible dans sa recherche de solutions.

Posez-vous aussi les questions suivantes : à quoi ressemblera votre événement ? Que souhaitez-vous que les participants en disent ? Et quel souvenir voulez-vous qu’ils en gardent ?

Quel nom allez-vous donner à votre événement ? La dénomination est essentielle : elle doit directement captiver vos publics cibles. Faites un brainstorming avec votre équipe si vous en avez pour choisir le meilleur nom pour votre manifestation.

Cas pratique/ choix des activité: Lancement d’une campagne de sensibilisation et de plaidoyer en faveur de la scolarisation des enfants à Kayes.

L’événement consiste en un lancement officiel d’une campagne de sensibilisation et de plaidoyer en faveur de la scolarisation des enfants à Kayes.
Il comprendra des discours, des présentations, des témoignages, des activités artistiques, des expositions et des stands d’information.

Date : QUAND ?

En fonction de l’objectif à atteindre et du public visé, la date la plus pertinente ne sera pas la même. En effet, les critères de sélection de la date dépendent des activités qui ont été imaginées, du public que l’on souhaite mobiliser et de l’objectif qui a été fixé.
Il est donc utile de constituer un calendrier de l’année qui permette de visualiser les périodes de vacances scolaires, les autres événements organisés sur le territoire, les jours de congés …
Une fois la date déterminée, il est conseillé de mettre en place un planning qui organise dans le temps les étapes à suivre lors de la préparation et de l’organisation de l’événement.

Dans notre cas, la date et l’heure précises de l’événement seront déterminées en fonction de la disponibilité des intervenants et des participants, ainsi que de la période la plus propice pour maximiser la participation.

Lieu : OU ?
Le choix du lieu doit être fait en adéquation avec les activités envisagées, le public visé et la fréquentation attendue. Il peut être pertinent de choisir un lieu dont les activités habituelles sont en rapport avec l’événement envisagé, afin de pouvoir partager son savoir-faire et son réseau.

Cas pratique / lieu: L’événement se déroulera à Kayes, dans un lieu public ou une salle de réunion pouvant accueillir un grand nombre de participants. Un espace extérieur peut également être utilisé pour les activités en plein air. Mais nous opterons pour de préférence dans un lieu central et accessible à la communauté.

Comment ?

• • L’organisation de l’événement implique plusieurs étapes :
    • Planification : Élaborer un plan détaillé de l’événement, y compris la liste des intervenants, les activités prévues, le matériel nécessaire, etc.
    • Mobilisation des ressources : Identifier les besoins financiers et en ressources humaines pour l’événement et rechercher des financements si nécessaire.
    • Promotion : Concevoir une stratégie de communication pour promouvoir l’événement auprès du public cible, des médias locaux et des partenaires potentiels.
    • Logistique : Organiser la logistique, y compris la réservation de lieux, la fourniture de matériel audiovisuel, la gestion de la sécurité, la restauration, etc.
    • Intervenants : Inviter des intervenants clés, tels que des personnalités locales, des experts en éducation, des représentants d’ONG, etc.
    • Programme : Élaborer un programme détaillé de l’événement, y compris les discours, les ateliers, les présentations, etc.
    • Suivi et évaluation : Prévoir des mécanismes de suivi pour mesurer l’impact de l’événement et s’assurer que les objectifs sont atteints.

Combien?

Tout évènement nécessite des moyens financiers, petits ou plus important.

Le budget de l’événement dépendra de sa taille et de sa complexité. Il faudra déterminer les coûts liés à la location de lieu, à la promotion, à la logistique, aux intervenants, etc. La collecte de fonds peut être nécessaire pour couvrir ces dépenses.

Si vous devez faire appel à des bailleurs, il est conseillé tout d’abord de faire un état des lieux des différents bailleurs potentiels, de les classer en fonction de la nature des fonds et de leur importance.

Une fois ces données recueillies et organisées sous forme de tableau, il est vivement
conseillé d’établir une stratégie de financement. Pour cela, dans un tableau Excel, lister les différents bailleurs potentiels et
déterminer le temps nécessaire pour constituer le dossier jusqu’à la date du dépôt.

Partenaires : AVEC QUI ?
Selon l’événement prévu, il peut être pertinent d’établir des partenariats avec d’autres acteurs. Il peut s’agir de collectivités territoriales, de partenaires privés, d’autres associations… Dans ce cas, les partenaires doivent être impliqués dès la phase de conception du projet et associés à toutes les étapes de son organisation.

II. Respecter les obligations légales

Quelles sont les formalités à respecter ? Quelles sont les démarches administratives à effectuer auprès de la commune, de la région … pour organiser ce genre d’évènement.

Vous devriez respecter et faire respecter les arrêtés locaux existant en matière d’évènement publiques : règles de sécurité, d’hygiène, de salubrité, respect de l’heure de fermeture, respect de la capacité légale d’accueil de la salle si vous accuillez dans une salle, limitation éventuelle du nombre des entrées…

III. Constituer l’équipe du projet

En fonction de l’évènement, vous devez vous appuyer sur toute une série d’acteurs internes (équipe d’organisation) et externes(prestataires: spécialistes web, conseillers en communication, régisseur, loueur de salle, traiteur, service logistique, animateur/modérateur …)

Dès la phase pré-préparatoire, il faut mettre en place une équipe d’organisation, en distribuant des missions/tâches spécifiques à chacun (programmation, planification, communication, suivi financier, logistique, restauration, démarches administratives, gestion des fournisseurs, relations avec les partenaires, etc.) et identifier clairement les intervenants externes.

Vous devrez organiser des réunions fréquemment avec votre équipe pour faire le point sur l’état d’avancement des différents postes et répondre aux questions. Pour que ces réunions soient efficaces, n’oubliez pas d’envoyer un ordre du jour précis et de compléter un plan d’actions (qui fait quoi pour quand). Faites bien la distinction entre votre équipe directe (qui organise l’événement) et l’équipe plus large (les personnes qui travailleront le jour de l’événement et les prestataires externes).

IV. Plan d’action de communication

Afin d’optimiser au mieux la communication autour de votre évènement, il est important de monter un plan d’action. Pour se faire, il est nécessaire d’identifier :

• Les activités
• Les responsables des activités
• Quelles tâches sont nécessaires pour la réalisation de l’activité ?
• Par rapport au jour J événement, où se place l’activité ?
• Quelles sont les ressources à mobiliser ?

Responsable	Activités	Taches	Echéance	Ressources à mobiliser
Fatoumata Diarra	Concevoir une affiche	Ecrire le texte	J -30j	Graphiste et imprimeur
Aminata Maiga	Accueil	Accueillir et installer les officiels	H -2 h	2 bénévoles
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Communiqué de presse: Un article, une interview ou un reportage réalisés par un journaliste constituent des moyens efficaces pour créer une image positive, assurer le succès à une action et contribuer à la pérennité d’une association. Solliciter la presse sur des temps forts, oser proposer des idées de sujet ou de projet : il faut savoir créer l’événement et rebondir sur l’actualité nationale pour la décliner au niveau local.

La promotion de votre événement est l’une des priorités dont vous devez tenir compte dans votre organisation. Car vous pouvez avoir le meilleur programme, les intervenants les plus prestigieux, si vos cibles ne sont pas informées, cela ne sert à rien.

La communication de votre événement doit être multicanale. Analysez les différents canaux qui s’offrent à vous et choisissez en fonction de vos cibles. Où allez-vous distribuez vos affiches et flyers ? Allez-vous envoyer vos invitations uniquement par email ou également en version imprimé.

Et le jour de l’événement ? Qu’allez-vous mobiliser comme outils de communication ? Avez-vous prévu la prise de photos et de vidéos ? Des publications tout au long de l’évènement sur les réseaux sociaux ? Des directs ? Un moment consacré aux journalistes ? Toutes ces questions doivent être minutieusement tranchées en amont.

V. Réaliser la check-list ultime avant l’événement

Vous voilà dans la dernière ligne droite avant votre événement. Les stress monte et c’est bien normal. Pour réduire votre anxiété et vous assurer de ne rien avoir oublié, faites une check-list reprenant tous les postes (intervenants, exposants, modérateur, logistique, personnel, matériel, etc.) .

Vérifiez également que toutes les informations ont été données aux différents acteurs (infos pratiques mais aussi « qui fait quoi et quand »). Briefez correctement votre équipe et vérifiez que tout est bien en ordre à l’accueil et/ou à la vente de tickets. C’est le point d’entrée de votre événement, c’est la première image qu’auront les participants de votre manifestation.

V.Organisation du Jour J

Tout au long de votre événement, soignez la communication au sein de votre équipe. Mais SURTOUT : prenez soin des participants ! La manière dont ils seront accueillis et traités sera déterminante dans la perception qu’ils auront de votre événement.

VI. Suivi et évaluation

Le suivi et l’évaluation après un événement sont essentiels pour mesurer l’impact de l’événement, identifier les réussites et les domaines à améliorer, et recueillir des informations pour orienter les futures activités. Voici comment procéder pour le suivi et l’évaluation après votre événement :

1. Définir des indicateurs de performance : Avant l’événement, identifiez les indicateurs clés qui vous permettront de mesurer l’impact et le succès de votre campagne. Ces indicateurs peuvent inclure le nombre de participants, le taux de participation, les fonds collectés, la couverture médiatique, etc.
2. Collecter des données : Rassemblez des données pertinentes pendant l’événement, telles que le nombre de participants, les retours des participants, les témoignages, les photos, les vidéos, etc. Assurez-vous de documenter tous les aspects de l’événement.
3. Évaluer l’impact : Analysez les données collectées pour évaluer l’impact de l’événement. Cela peut inclure la comparaison des résultats aux objectifs que vous avez définis à l’avance. Par exemple, si l’objectif était de sensibiliser 500 personnes, vérifiez combien de personnes ont effectivement participé.
4. Solliciter des retours d’informations : Demandez aux participants de donner leur avis sur l’événement. Vous pouvez utiliser des questionnaires, des sondages en ligne ou des entretiens pour recueillir leurs commentaires sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
5. Mesurer les retombées médiatiques : Si vous avez fait appel aux médias pour couvrir l’événement, assurez-vous de mesurer la portée de la couverture médiatique. Cela peut inclure le nombre d’articles de presse, de reportages télévisés, de publications sur les réseaux sociaux, etc.
6. Examiner les finances : Faites un bilan financier de l’événement pour évaluer si les dépenses étaient en ligne avec le budget prévu. Si des fonds ont été collectés, assurez-vous de suivre leur utilisation et de documenter tout financement supplémentaire ou dons reçus.
7. Comparer les résultats aux objectifs : Comparez les résultats de l’événement aux objectifs que vous aviez fixés au départ. Cela vous permettra de déterminer si l’événement a atteint ses objectifs ou s’il y a des domaines à améliorer.
8. Réaliser une réunion d’évaluation : Organisez une réunion d’évaluation avec votre équipe pour discuter des retours d’informations, des données collectées et des leçons apprises. Identifiez ce qui a bien fonctionné et les domaines nécessitant des améliorations.
9. Préparer un rapport d’évaluation : Rédigez un rapport d’évaluation qui résume les résultats de l’événement, les réussites, les défis rencontrés et les recommandations pour l’avenir. Ce rapport peut être partagé avec les parties prenantes, les donateurs et les participants.
10. Utiliser les enseignements pour l’avenir : Utilisez les enseignements tirés de l’évaluation pour orienter la planification d’événements futurs et l’ajustement de votre campagne. Identifiez les opportunités d’amélioration et mettez en place des actions correctives si nécessaire.

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